Scheid de vraag van de stukken
Begin met het materiaal ‘Fictieve mail, pilotbijlage en nog op te vragen bevestiging van de afzender’. Schrijf er de herkomst, de beschikbare versie en de datum van de beslissing naast. Als een onderdeel alleen mondeling bekend is, vermeld je wie het kan bevestigen. Zo ontstaat een bruikbaar onderscheid tussen iets dat al in het dossier staat en een verwachting die nog besproken moet worden.
Het werkproduct voor deze stap is ‘Statusverschil’. Zet daarin één open punt apart. In deze casus is dat ‘Is er een definitief besluit of alleen een proef?’. Schrijf bij het punt wat je nog nodig hebt om erover te beslissen. Een bron, concrete waarneming of aangewezen verantwoordelijke maakt de vervolgstap beter uitvoerbaar dan een algemene afspraak om later opnieuw te kijken.
De twee condities in het werkblad
Genoemd in algemene mail komt uit op 10 vestigingen. Bij bevestigd als pilotlocatie staat 3 vestigingen. Het verschil bedraagt 7 vestigingen in neerwaartse richting. Bij het inventariseren helpt dit paar om te controleren of ‘Fictieve mail, pilotbijlage en nog op te vragen bevestiging van de afzender’ wel beide condities beschrijft. Ontbreekt één kant, dan hoort die beperking in ‘Statusverschil’.
Open voor de inventarisatie een werkregel met als opschrift «Vergelijk mail en bijlage». Registreer bij «Genoemd in algemene mail» de waarde 10 vestigingen. Registreer 3 vestigingen op een afzonderlijke regel voor «Bevestigd als pilotlocatie». Zet naast beide de herkomst, datum en afbakening. Het bewijsstuk voor je eigen bewerking is Fictieve mail, pilotbijlage en nog op te vragen bevestiging van de afzender. Komt het benodigde gegeven alleen in een gesprek ter sprake, laat de aangewezen gesprekspartner het dan bevestigen voordat je de regel als gecontroleerd markeert. De bedragen of tellingen in deze oefening horen bij het gekozen voorbeeld.
Van uitwerking naar beslissing
Neem ‘Vraag wie het besluit nam’ pas op nadat duidelijk is welke informatie daarvoor beschikbaar is. Gebruik je inventaris als overdracht. Zet bij ‘Statusverschil’ de naam van de verantwoordelijke, de nog ontbrekende bron en het moment waarop je het punt opnieuw beoordeelt.
Houd bron, verslagperiode en eigen duiding afzonderlijk in je aantekeningen. Een correctie moet naar de oorspronkelijke passage terug te voeren zijn. Bij de vraag ‘Vergelijk mail en bijlage’ helpt het om één toetsbare zin te noteren over een fictieve beleidsmail noemt invoering vanaf januari. Vermeld welke informatie je gebruikt en welke afspraak nog ontbreekt. Een collega kan dan zien welke vervolghandeling logisch is zonder de hele aanleiding opnieuw te reconstrueren.
