Bereid het vervolggesprek voor
Neem ‘NVWA-uitleg en fictieve interne trainingsnotitie’ mee naar het gesprek en kies vooraf wie de eerste vraag kan beantwoorden. Introduceer het punt met ‘Corrigeer het bijschrift’. Geef de ander ruimte om de uitgangspunten te corrigeren. Een bijgesteld gegeven hoort zichtbaar in de afspraak, zodat de volgende betrokkene dezelfde versie gebruikt.
Bereid twee mogelijke vervolgen voor. Bij ‘Een begrippenkader maken’ is van belang wie het materiaal controleert. Bij ‘Een nieuwsbericht alleen bij bevestigde gebeurtenis uitwerken’ wil je weten wanneer opnieuw overleg nodig is. Neem de onzekerheid ‘Is er een eigen preventieve instructie of een controle van een bevoegde instantie?’ in beide routes mee. Een afspraak over het antwoord is concreter als ook een bron, een eigenaar en een eerstvolgend beslismoment zijn genoemd.
De twee condities in het werkblad
Neem het verschil als concrete gespreksvraag mee. Voor verificatie komt uit op 1 documenten. Bij na broncontrole staat 3 documenten. Het verschil bedraagt 2 documenten in opwaartse richting. Laat de gesprekspartner aanwijzen welk uitgangspunt hij of zij herkent, en welk gegeven eerst verduidelijking nodig heeft. Noteer een correctie als nieuwe informatie, met de naam van het stuk waaruit die blijkt.
Bereid voor «Corrigeer het bijschrift» één concrete vraag aan de gesprekspartner voor. Onder welke voorwaarde geldt «Voor verificatie», en wie kan uitleggen waarom bij «Na broncontrole» een waarde van 3 documenten wordt gebruikt? Het bewijsstuk voor je eigen bewerking is NVWA-uitleg en fictieve interne trainingsnotitie. Noteer bij Feitelijke beschrijving wie het antwoord geeft en wanneer de bevestiging terugkomt. Lees de afspraak terug aan degene die het volgende werkstuk oplevert, zodat het oorspronkelijke voorbeeld en de eigen aantekening uit elkaar blijven. De bedragen of tellingen in deze oefening horen bij het gekozen voorbeeld.
Van uitwerking naar beslissing
Lees de afspraak aan het einde hardop terug. Is expliciet wie ‘Identificeer de afzender van elk stuk’ uitvoert, welke informatie die persoon meekrijgt en wanneer een nieuw gesprek zinvol is? Voeg de afspraak toe aan ‘Feitelijke beschrijving’ en leg een wijziging vast wanneer de bron of de situatie verandert.
Houd bron, verslagperiode en eigen duiding afzonderlijk in je aantekeningen. Een correctie moet naar de oorspronkelijke passage terug te voeren zijn. Bij de vraag ‘Corrigeer het bijschrift’ helpt het om één toetsbare zin te noteren over hygiënecode, werkplan en controle zijn drie begrippen. Vermeld welke informatie je gebruikt en welke afspraak nog ontbreekt. Een collega kan dan zien welke vervolghandeling logisch is zonder de hele aanleiding opnieuw te reconstrueren.
